27 questions à poser avant de signer un contrat de salle de réception (checklist complète)

J'ai vu des gens signer un contrat de salle en moins de 20 minutes, euphorie de "on a trouvé notre salle !" aidant. Et apprendre 6 mois plus tard qu'ils devaient payer 2 000 $ de frais de nettoyage non mentionnés dans leur calcul, ou que leur traiteur externe n'était pas autorisé.

Ce guide, c'est la liste complète des questions à poser — et des réponses à obtenir par écrit — avant de donner ton dépôt.

Imprime-la. Apporte-la à ta visite. Utilise-la.

Capacité et espace réel

1. Quelle est la capacité réelle avec ma configuration exacte ?

La capacité affichée (ex. : "200 personnes") correspond souvent au maximum en mode théâtre ou cocktail, sans tables rondes ni piste de danse.

Demande : un floor plan de la salle avec ta configuration : tables rondes de 8, buffet ou table de service, piste de danse, podium, bar.

Règle générale : avec tables rondes + piste de danse + buffet, tu perds 20-30 % de la capacité max. Une salle "150 personnes" accueille souvent 110-120 confortablement.

2. L'espace est-il privatif ou partagé ?

Certaines salles louent en même temps plusieurs événements dans des espaces adjacents. Si le son traverse les murs ou si tes invités croisent ceux d'un autre événement, ça change complètement l'expérience.

À demander : est-ce que notre événement est seul dans le bâtiment ce soir-là ?

3. À quelle heure on peut accéder pour l'installation ?

La plupart des contrats précisent l'heure d'arrivée le jour J. Mais les décoratrices, les traiteurs et les fleuristes ont souvent besoin du double.

À demander : peut-on avoir accès la veille pour l'installation ? Y a-t-il des frais pour ça ?

4. Jusqu'à quelle heure l'événement peut-il durer ?

Heure de fin de musique, heure de fin de service de bar, heure à laquelle tout le monde doit être sorti.

À demander : y a-t-il des frais si on dépasse l'horaire prévu ? Combien par heure ?

5. Quel est le délai pour vider et nettoyer après l'événement ?

Si tu dois partir à minuit et que le nettoyage prend 2 heures, tes invités partent à 22h.

À demander : qui fait le nettoyage de base — la salle ou toi ? Y a-t-il des frais de ménage séparés ?

Prix et frais cachés

6. Quel est le prix final, tout inclus, taxes et services ?

Le prix affiché est rarement le prix que tu paies. Les extras classiques :

Frais souvent cachés	Montant typique
Frais de service (15-20 %)	Sur la bouffe et l'alcool
Taxes (TVQ + TPS)	~15 %
Frais de nettoyage	200 $ – 800 $
Frais d'installation du mobilier	150 $ – 500 $
Frais de stationnement pour invités	Variable
Frais de bouchon (corkage fee)	5 $ – 15 $ par bouteille

Demande un devis final écrit avec tous ces éléments détaillés avant de signer quoi que ce soit.

7. Qu'est-ce qui est inclus dans le prix de location ?

Tables, chaises, nappes, verres, système de son, projecteur, micro, éclairage de base — ça varie énormément d'une salle à l'autre.

Crée ta liste d'équipements nécessaires et demande lequel est inclus, lequel est en supplément.

8. Y a-t-il un minimum de consommation ?

Certaines salles exigent un minimum de dépense en bouffe et/ou alcool (ex. : "minimum 3 000 $ en nourriture le samedi"). Si ton budget est serré, c'est un point critique.

9. Y a-t-il des frais si le nombre d'invités change ?

Tu réserves pour 150 personnes et finalement 120 se présentent — vas-tu payer quand même pour 150 ? Ou à l'inverse, si 170 personnes viennent, y a-t-il des frais de capacité supplémentaire ?

10. À quoi ressemble l'échéancier de paiement ?

Dépôt à la réservation : combien ? Non remboursable ou remboursable ?
Paiement intermédiaire : quand ?
Solde final : à quelle date avant l'événement ?

Exige que l'échéancier complet soit dans le contrat écrit.

11. Quel est le statut du dépôt : arrhes ou acompte ?

Cette distinction est fondamentale si tu dois annuler.

Arrhes : tu annules, tu perds le montant versé. La salle ne peut pas te réclamer le reste.
Acompte : tu annules, tu dois quand même payer l'intégralité du contrat (moins ce qui a déjà été versé).

Si le contrat ne précise pas le terme, il s'agit automatiquement d'arrhes au Québec. Mais lis quand même la clause d'annulation.

Alcool et restauration

12. Peut-on apporter notre propre alcool (BYOB) ?

Y a-t-il des frais de bouchon (corkage fee) par bouteille ? La salle fournit-elle des barmans ou dois-tu en engager ?

13. Peut-on choisir librement notre traiteur ?

Certaines salles ont un contrat exclusif avec un ou quelques traiteurs. Si tu veux ta tante Marie-Claude qui fait les meilleurs cabbage rolls du Québec, vérifie que c'est permis.

À demander : si un traiteur externe est autorisé, y a-t-il une commission ou des frais supplémentaires que la salle lui facture (et qu'il te refilera) ?

14. La salle détient-elle un permis de vente d'alcool ou de réunion ?

Si tu veux vendre de l'alcool (billets avec bar payant, ou événement semi-public), la salle doit avoir le bon permis. Si la salle n'en a pas et que toi non plus, tu es en infraction.

Pour un mariage privé : aucun permis requis. Pour un événement semi-public : un permis de réunion RACJ est nécessaire (gratuit, 15-30 jours de délai).

15. La salle peut-elle fournir des barmans formés ?

Au Québec, la formation en service responsable d'alcool (SIGASD) est recommandée. Dans certains contextes, elle est exigée par les assureurs de l'événement.

Annulation et imprévus

16. Quelle est la politique d'annulation détaillée ?

Cherche dans le contrat :

Annulation à 180 jours+ : perds-tu juste le dépôt ou un % de plus ?
Annulation à 90 jours : quel pourcentage du total est dû ?
Annulation à 30 jours ou moins : souvent 75-100 % du total exigé

Exige un tableau des pénalités selon le délai d'annulation.

17. Qu'arrive-t-il si la salle annule de son côté ?

Si la salle a un problème (incendie, fermeture, double réservation), qu'est-ce qu'elle est obligée de faire ?

Remboursement intégral immédiat ?
Double des arrhes ?
Aide à trouver une alternative ?

C'est rare, mais ça arrive. Et tu veux le savoir avant.

18. Y a-t-il une clause de force majeure ?

Covid, tempête de verglas, catastrophe naturelle — si l'événement ne peut pas avoir lieu pour une raison hors de ton contrôle, qu'est-ce qui se passe ?

Cherche les termes "force majeure" ou "circonstances exceptionnelles" dans le contrat.

19. Peut-on modifier la date si nécessaire ?

Si tu dois reporter ton événement, y a-t-il une pénalité ? Un délai maximum pour informer la salle ? Des frais de changement de date ?

Permis, règlements et responsabilités

20. La salle est-elle conforme aux normes de sécurité ?

Sorties d'urgence clairement identifiées, extincteurs, capacité maximale légale, accessibilité pour personnes à mobilité réduite — c'est la responsabilité de la salle, pas la tienne, mais tu veux t'assurer qu'elle est à jour.

21. Qui est responsable en cas de bris ou de dommages ?

Si un de tes invités casse quelque chose, qui paie ? Y a-t-il un dépôt de garantie séparé (distinct du dépôt de réservation) ?

À demander : quel est le montant de la caution ou dépôt de garantie ? Sous quelles conditions est-il remboursé ?

22. La salle exige-t-elle une assurance événement ?

Certaines salles demandent que tu aies une assurance responsabilité civile pour ton événement. Le coût est généralement 100 $ – 300 $ pour une soirée, et ça couvre les dommages accidentels et certaines annulations.

À demander : est-ce obligatoire ? Qui est responsable si un invité se blesse ?

23. Y a-t-il des restrictions sur la décoration ?

Confettis (souvent interdits pour le ménage), feu nu (chandelles, torches), machines à fumée, ballons latex — ces restrictions varient d'une salle à l'autre et sont souvent sources de surprises.

Apporte ta liste de décorations prévues et valide chaque item.

Logistique pratique

24. Le stationnement est-il disponible et pour combien de voitures ?

Si ta salle est au Vieux-Montréal et que le stationnement coûte 25 $ par voiture pour tes 80 invités, ça crée de l'insatisfaction avant même d'entrer dans la salle.

À demander : y a-t-il du stationnement sur place ? Y a-t-il un transport en commun accessible ? Y a-t-il une voiture de courtoisie ou un accord avec un service de navette ?

25. Qui contacter s'il y a un problème le jour de l'événement ?

Tu veux le numéro de téléphone direct (cellulaire) de la personne responsable de ta soirée — pas le numéro de bureau général.

26. Y a-t-il un espace pour les cadeaux et les effets personnels ?

Surtout pour les mariages : vestiaire pour les invités, espace sécurisé pour les enveloppes et cadeaux, local pour les affaires de la mariée/marié.

27. Peut-on prendre des photos et vidéos sans restriction ?

La plupart des salles le permettent évidemment. Mais certains espaces patrimoniaux ou galeries d'art ont des restrictions sur le matériel photo professionnel ou les drones intérieurs.

Confirme avec ton photographe/vidéaste ce dont ils ont besoin, et valide avec la salle.

La règle d'or : rien de verbal ne compte

Tout ce qui n'est pas dans le contrat écrit et signé n'existe pas. Si un gérant te dit "pas de problème" pour ta machine à fumée, demande-lui de l'ajouter par écrit. Si on te promet que le traiteur externe ne coûte pas de frais supplémentaires, exige que ce soit dans le contrat.

Les litiges après événement sont presque toujours basés sur des "on m'avait dit que". Ne te mets pas dans cette position.

Checklist rapide à imprimer

Tu cherches une salle pour ton prochain événement ? Sur SallesQuébec.ca, tu peux comparer les salles, voir les photos réelles et contacter directement les propriétaires pour poser toutes ces questions avant même de planifier une visite.